Dokumenty Google kontra Microsoft Office Live

Autor: Ľubomír Štulajter | 13.9.2011 o 15:34 | (upravené 13.9.2011 o 15:40) Karma článku: 5,09 | Prečítané:  2409x

V predchádzajúcom článku som spomenul cloudové riešenia dostupné pre radového používateľa Internetu. K najznámejším určite patria dva on-line kancelárske balíky, starší Google Docs (po slovensky Dokumenty Google) a v poslednej dobe mu silne konkurujúci balík Office Live od Microsoftu (známy aj pod názvom úložiska SkyDrive, resp. ako Office Web Apps). Obidva balíky sú z princípu v podstate nezávislé od konkrétneho počítača, operačného systému, a použitého prehliadača, dokumenty v nich môžete tvoriť a upravovať bez potreby čokoľvek (okrem webového prehliadača, samozrejme) inštalovať. Nie všetky ich funkcie vám pôjdu všade (napr. preťahovanie drag and drop, otváranie offline), ale základná funkčnosť zachovaná bude, či už ste v práci na notebooku s Windows 7 a prehliadačom Internet explorer, alebo doma na staršom počítači s Xubuntu a prehliadačom Firefox. Článok je pomerne rozsiahly, keďže som sa snažil popísať obidve riešenia detailnejšie. Ale nič nebráni čitateľovi vyhľadať si podľa podnadpisov len to, čo ho zaujíma, a známe veci preskočiť.

Na začiatok

Najjednoduchšia cesta k Office Live je adresa http://office.live.com/, resp. alternatívna adresa http://skydrive.live.com/, do Dokumentov Google sa zase dostanete zadaním adresy http://docs.google.com/. Obidve riešenia vyžadujú bezplatnú registráciu, pre použitie Office Live potrebujete mať Windows Live ID, pre Dokumenty Google zase Google konto. V oboch prípadoch si však môžete zaregistrovať akúkoľvek platnú e-mailovú adresu, nič vás nenúti vytvárať si novú u daného poskytovateľa. Môžete teda kľudne obidve služby používať s tou istou adresou.

 

Rozhranie

Dokumenty Google

Po prihlásení do služby Dokumenty Google vás privíta okno rozdelené do viacerých častí. Pokúsim sa ho popísať, aj keď to nie je jednoduché, pretože Google pomerne často mení vzhľad svojich služieb, aj v čase písania tohto článku je okrem predvoleného vzhľadu k dispozícii aj možnosť prepnúť sa na nový, ktorý zrejme onedlho zaujme miesto toho terajšieho.

V hornom riadku máte zoznam jednotlivých služieb Google, zvýraznené sú Dokumenty, v ktorých práve ste. Vpravo je vaše meno, pod ktorým môžete nastaviť svoj profil, zmeniť si nastavenia Google účtu, odhlásiť sa alebo sa prepnúť na iný účet. Ozubené koliesko vedľa neho vám umožní nastaviť si samotnú službu Dokumenty Google. Tam si môžete zmeniť jazyk, ak nemáte nastavenú slovenčinu, prepnúť časové pásmo, zistiť, koľko voľného priestoru vám ešte ostáva, prípadne si k bezplatnému 1 GB dokúpiť ďalší priestor.
V nasledujúcom riadku nájdete vyhľadávacie políčko. Vyhľadávanie je silnou stránkou Google, takže ak viete, čo vo svojich dokumentoch hľadáte, s týmto nástrojom to určite nájdete. Ak v tomto políčku už máte niečo vyplnené, je to filter zobrazenia, v ktorom sa práve nachádzate, t.j. vyhľadávanie prebehne s použitím tohto filtra a ostatné dokumenty doňho nie sú zahrnuté. Filter jednoducho vypnete kliknutím na krížik.
Ďalšia časť okna je rozdelená na tri zvislé stĺpce. Prvý sa začína tlačidlami "Vytvoriť" a odovzdať. Význam prvého z nich vám bude jasný hneď po kliknutí naň, druhé slúži na odovzdanie (nahratie) dokumentov z vášho počítača do služby Dokumenty Google. Pod týmito tlačidlami nájdete zoznam jednotlivých dostupných zobrazení a adresárový strom (resp. dva).
Druhý stĺpec je zoznam dokumentov a kolekcií viditeľných v aktuálnom zobrazení (o zobrazeniach viď nižšie v kapitole "Štruktúra dokumentov"). V hornej časti stĺpca sú tlačidlá na filtrovanie jednotlivých typov dokumentov (napr. len tabuľky alebo obrázky), resp. podľa viditeľnosti (napr. viditeľné na webe) alebo vlastníctva (napr. vlastnené mnou). Ďalej možnosť zoradiť si dokumenty podľa zvoleného kritéria, zobraziť podrobnosti (čas poslednej úpravy a vlastník). A je tam aj zaškrtávacie políčko na označenie všetkých zobrazených dokumentov a hneď veľa neho rozbaľovacie menu "Akcie" (v novom vzhľade je viditeľné len vtedy, keď je aspoň jedna položka označená) pre operácie s jednotlivými súbormi alebo kolekciami. To isté menu sa však zobrazí aj po kliknutí na položku pravým tlačidlom myši. Tu pozor, na označenie položky používajte zaškrtávacie políčko, prípadne pravé tlačidlo myši. Kliknutie ľavým tlačidlom vám totiž daný dokument alebo kolekciu hneď otvorí. Manipulovať s položkami môžete aj myšou, jednoducho súbor chytíte a presuniete do príslušného "adresára".
Tretí stĺpec môžete mať skrytý, slúži na zobrazenie podrobností o zvolenej položke. V prípade, že máte označený dokument, zobrazuje sa tu aj náhľad na jeho obsah.
V novom vzhľade je usporiadanie tlačidiel nad druhým a tretím stĺpcom trochu iné, ale dá sa v tom rýchlo zorientovať.

Office Live

Rozhranie služby Office Live je trochu jednoduchšie. Aj tu máte hore riadok s online službami spoločnosti Microsoft, svojím menom, možnosťou nastaviť si svoj profil a samotnú službu Office Live. Kto si rád prispôsobuje okná na svoj obraz, môže si tu zvoliť grafickú tému, takže vám pozadie môže robiť prírodná scenéria, nočná obloha alebo kreslené postavičky... Jazyk si môžete prepnúť v pravom dolnom rohu okna.
Pod horným riadkom vidíte dva stĺpce, podobne ako v Dokumentoch Google ten vľavo slúži na navigáciu medzi vašimi dokumentmi. Máte tu k dispozícii niekoľko zobrazaní, o ktorých napíšam viac v nasledujúcej kapitole.
Druhý stĺpec je rovnako ako v prípade Dokumentov Google zoznamom vašich dokumentov a adresárov. Rozdiel je v tom, že tu vidíte aresáre (resp. priečinky), nie jednotlivé dokumenty, ktoré sa v nich skrývajú. Ak sa k nim chcete dostať, musíte si adresár otvoriť. Nad nimi je vyhľadávacie políčko (aj Microsoft má svoju vyhľadávaciu službu Bing) a ikonky pre vytvorenie nových dokumentov alebo adresárov.
Zoznam dokumentov/priečinkov si môžete usporiadať podľa názvu (predvolené), dútumu poslednej úpravy alebo veľkosti kliknutím na záklavie stĺpca.
Keď prechádzate myšou po jednotlivých riadkoch, vpravo si všimnite nevýraznú ikonku, také "i"-čko v krúžku. Prejdite naň myšou, zmení farbu na výraznú modrú. Keď naň kliknete, dostanete sa k menu pre danú položku, nad ktorou ste práve boli. To sa vám zobrazí v treťom, dosiaľ skrytom stĺpci. Tento krok si pamätajte, nič také ako menu cez pravé tlačidlo myši v Office Live nefunguje. Takisto tu nečakajte presúvanie súborov myšou. Manipulovať so súbormi a adresármi, premenovávať, premiestňovať, mazať... môžete len prostredníctvom tohto menu. Otvoriť dokument môžete buď cez toto menu, alebo priamo kliknutím ľavým tlačidlom myši. Otváranie je však na rozdiel od Dokumentov Google dvojfázové. Nečudujte sa, keď dokument nebudete môcť hneď upravovať, máte ho otvorený len na čítanie. Budete musieť kliknúť ešte raz, aby ste ho otvorili pre úpravy, či už v prehliadači, alebo v príslušnom programe MS Office.

 

Štruktúra dokumentov

Obidve riešenia umožňujú prehľadne si rozčleniť dokumenty podľa vlastného uváženia. Rozdiel je však v spôsobe členenia.

Dokumenty Google

Google zostal verný riešeniu zo svojej služby Gmail. Keďže je všeobecne menej známe, venujem mu trochu viac priestoru. Všetky dokumenty sú v jednom "adresári", môžete im však priraďovať menovky, čím si vlastne akúsi kvázi adresárovú štruktúru vytvoríte. Google to nazáva "kolekcie". Na výber máte viacero zobrazení:

  1. Začnem zobrazením "Všetky položky", hoci nie je uvedené ako prvé. Jeho význam je jasný.
  2. Zobrazenie "Domovská stránka" je takmer to isté, nevidíte však v ňom skryté dokumenty alebo kolekcie, t.j. tie, ktoré ste si označili voľbou "Nezobraziť v domovskom zobrazení". Účelom je mať domovskú stránku prehľadnejšiu, "prázdnejšiu", t.j. bez zobrazenia dokumentov, s ktorými nepracujete, chcete si ich však uchovať. Niekomu to takto vyhovuje, niekto radšej vidí všetko. V každom prípade aj tieto "skryté" položky tam máte a dostanete sa k nim cez zobrazenia jednotlivých kolekcií.
  3. Tretím zobrazením je "S hviezdičkou". Ide o zobrazenie tých dokumentov a kolekcií, ktoré ste si vy sami predtým z nejakého dôvodu tou hviezdičkou označili.
  4. "Kôš" hádam predstavovať netreba.
  5. "Vlastnené mnou" je zobrazenie položiek, ktorých vlastníkom ste vy ako vlastník daného účtu. Aký je jeho význam, pochopíte o chvíľu.
  6. "Moje kolekcie" - zobrazenie vašich kolekcií (kvázi adresárov) v podobe adresárového stromu. Môžete si zobraziť obsah zvolenej kolekcie, rozkliknúť si ju a prejsť do kolekcií zaradených pod ňou, zobraziť si ich obsah... je to navonok niečo podobné, ako poznáme z Windows.
  7. "Kolekcie zdieľané so mnou" - druhý strom, obdoba predchádzajúceho zobrazenia. Ak ste Dokumenty Google práve začali používať, pravdepodobne tam ešte nič nemáte. Ide totiž o zobrazenie kolekcií, ktoré niekto iný zdieľa s vami. Nič vám však nebráni jednotlivé s vami zdieľané dokumenty zaradiť aj do vlastných kolekcií, potom ich uvidíte v obidvoch stromoch.

Office Live

Office Live používa klasickú adresárovú štruktúru, akú poznáme z prostredia Windows. Teda súbory úložené v adresároch (priečinkoch, zložkách - nazvite si to, ako chcete, podstatné je, že vieme, o čom hovoríme).
Vľavo vidíme niekoľko zobrazení:

  1. "Moje súbory" odkazuje na vašu kompletnú adresárovú štruktúru v službe Office live. Tá sa člení na dve zložky v nasledujúcich dvoch zobrazeniach.
  2. "Dokumenty" sú bežné dokumenty, ktoré ste v službe vytvorili alebo do nej nahrali, resp. aj súbory iných typov, ktoré ste si tam pridali. Opäť všetko v adresárovej štruktúre, ktorú ste si vytvorili.
  3. "Fotografie" - tu nájdete vaše pridané fotografie, zoradené do albumov.
  4. Nakoniec tu máte "Rýchle zobrazenia", čo sú akési filtre. K dispozícii sú dva, "Najnovšie dokumenty" a "Dokumenty, ktoré iní zdieľajú s vami".

 

Práca so službou

Dokumenty Google

Dokumenty Google sú online služba, čo je jej výhodou aj nevýhodou zároveň. V rámci konkurenčného boja sa však aj Google snaží preniknúť do offline sveta, ktorý má ešte stále v oblasti informačných technológií prevahu. Po ústupe od doteraz presadzovanej technológie Gears bude podpora práce offline priamo súčasťou služby Dokumenty Google, momentálne je však dostupná len cez prehliadač Google Chrome. Podporu režimu offline si musíte zapnúť v nastaveniach služby a následne nainštalovať do prehliadača príslušný doplnok.
Keď sa však bavíme o cloud computingu (viď môj predchádzajúci článok), zaujímavá je práve možnosť pracovať online, bez toho, aby ste boli viazaní na konkrétny počítač alebo operačný systém.
Google vám dáva k dispozícii bezplatný priestor 1 GB, čo zdanlivo nie je veľa, ale keďže samotné Google dokumenty sa do tohto limitu nepočítajú, teoreticky je priestor neobmedzený. Do 1 GB sa musíte zmestiť len so súbormi, ktoré máte v inom ako Google formáte (napr. PDF, XLS, DOC a pod.). Ak vám limit nestačí, môžete si prenajať ďalší priestor, ten už však bezplatný nie je. Najnižšia položka je 20 GB za 5 USD ročne, čo zase nie je nejaká horibilná suma.
O používaní Dokumentov Google som kedysi napísal samostatný článok (Google Docs - rozhodne vyskúšajte!), takže sa nebudem opakovať. Vzhľad služby sa odvtedy zmenil, ale inak je obsah článku stále platný. Stručne: Môžete vytvárať nové subory, alebo si importovať súbory z počítača, či už z formátov MS Office alebo z ďalších podporovaných. Ovládanie je podobné ako v prípade známeho kancelárskeho balíka MS Office, môžete pracovať s tabuľkami, textovými dokumentmi, prezentáciami. Naviac tu máte môžnosť tvoriť aj kresby alebo formuláre použiteľné na rôzne ankety, dotazníky alebo zber údajov od spolupracovníkov. Ukladať editovaný dokument nemusíte, služba ukladá zmeny automaticky. K dispozícii máte históriu verzií, samozrejme s možnosťou vrátiť sa k staršej verzii dokumentu.
Vytvorené dokumenty môžete samozrejme zdieľať s ďalšími užívateľmi služby, ale aj s ľuďmi, čo Dokumenty Google vôbec nepoužívajú. Dokonca môžete umožniť aj upravovať váš dokument komukoľvek aj bez prihlásenia, stačí, aby mal webovú adresu zdieľaného súboru. Na dokumente môžu pracovať viacerí ľudia súčasne, pričom navzájom vidia svoju aktivitu, aby nedošlo ku konfliktom.
Dokumenty je možné publikovať na webových stránkach. Ak máte webovú stránku u Google, veľmi jednoducho si na ňu vložíte vytvorený formulár alebo tabuľku, ktorej zmeny sa automaticky prejavia aj na webe.

Office Live

Príbeh Office Live je opačný, MS Office je lídrom v offline svete, spoločnosť Microsoft však nemohla dopustiť, aby online svet plne ovládla konkurencia.
Opäť sa nebudem o používaní Office Live rozpisovať podrobne, tentokrát z dôvodu, že kancelársky balík MS Office väčšina z nás pozná. Office Live je jeho online verziou, samozrejme funkčne trochu oklieštenou. Kto v poslednej dobe kupoval nový počítač a vyskúšal si predinštalovaný MS Office Starter 2010, rýchlo zistí, že Office Live je skoro to isté, len na webe. Na rozdiel od Dokumentov Google tu nenájdete aplikácie na tvorbu obrázkov alebo formulárov, na druhej strane naviac máte online verziu programu OneNote. K dispozícii máte 25GB voľného priestoru.
Ako som už spomínal, otváranie dokumentov je dvojfázové, najprv sa otvorí len na čítanie, potom si môžete vybrať, či ho chcete otvoriť len online vo webovom prehliadači (so spomínanými funkčnými obmedzeniami), alebo - v prípade potreby v online režime nepodporovaných funkcií - prostredníctvom príslušnej vo vašom počítači nainštalovanej aplikácie (Word, Excel alebo PowerPoint). Teda ak to váš operačný systém a prehliadač podporuje. Napríklad cez Google Chrome dokument v Exceli neotvoríte (aspoň mne sa to doteraz nepodarilo), musíte zostať pri online editácii.
Ukladanie editovaných dokumentov je aj v tomto prípade automatické, tlačidlo "uložiť" nehľadajte. Pred opustením alebo uspaním počítača alebo zatvorením prehliadača (resp. jeho záložky) však odporúčam editovaný dokument zatvoriť krížikom vpravo hore pod odkazom na odlásenie (dajte si pozor, na ktorý krížik kliknete), inak sa vám môže stať, že posledná zmena uložená nebude. V tomto smere je spoľahlivejšia služba Dokumenty Google, jej nevýhodou zase je, že otvorený dokument často uloží aj bez toho, aby ste ho zmenili, čo vám môže skomplikovať život, ak sa v dokumentoch zvyknete orientovať aj podľa dátumu poslednej úpravy.
Podobne ako pri Dokumentoch Google, aj v Office Live môžete svoje dokumenty zdieľať, môžete ich vkladať na webovú lokalitu alebo do blogu. Možnosti sú však v tomto prípade menšie. Nevýhodou je nemožnosť zdieľať jednotlivé súbory, zdieľaný musí byť adresár, v ktorom sa súbor nachádza. Chýba tu aj možnosť zdieľať súbor na zápis neužívateľom služby, verejne môže byť zdieľaný len na čítanie.

 

Zálohovanie

Teoreticky by vaše dokumenty v cloudoch mali byť bezpečnejšie ako vo vlastnom počítači, keďže väčšina z nás svoje dokumenty nezálohuje, kým veľké spoločnosti si nemôžu dovoliť hazardovať so svojím menom. Ale čert nikdy nespí, môže sa stať, že sa k svojim dokumentom nedostanete práve vtedy, keď niečo budete akútne potrebovať. Alebo jednoducho veríte len tomu, čo je doma...

Dokumenty Google

Ponovom môžete Dokumenty Google používať aj offline, v takom prípade sa vám bude online verzia synchronizovať s vaším počítačom. Použiteľné však budú len so službou Dokumenty Google, navyše sa pravdepodobne synchronizujú len dokumenty vytvorené (alebo zmenené) po inštalácii doplnku pre režim offline. Môžete si preto svoje dokumenty prevziať aj ručne. Aby sa vám zobrazila táto voľba, označte si príslušný dokument alebo dokumenty, resp. ak ich chcete prevziať všetky, označte si aspoň dva. Potom si z menu môžete vybrať voľbu "Prevziať...", kde si zvolíte, či preberáte vybrané súbory alebo všetky. Vzhľadom na to, že Dokumenty Google sú online kancelársky balík, musíte si zvoliť aj formát, do ktorého budú dokumenty exportované. A potom si ich stiahnete pekne zozipované v jednom balíčku. V prípade zvolenia všetkých súborov budú stiahnuté nielen vaše vlastné, ale aj tie, ktoré s vami niekto zdieľa.
Nevýhodou riešenia zvoleného spoločnosťou Google je, že stiahnuté súbory budú bez akejkoľvek adresárovej štruktúry, všetky pohromade. A keďže sa exportujú do iného formátu, nezachová sa ani dátum poslednej úpravy. Ale ak prioritne používate online verziu a stiahnete si ich len "pre istotu", nemal by to byť veľký problém.

Office Live

Z tejto služby si vybratím príslušnej voľby v menu daného riadka (vyššie spomínaná modrá ikonka) buď stiahnete súbor v pôvodnom formáte, alebo celý adresár (priečinok) vo forme ZIP-archívu. Nevýhodou je nemožnosť prevziať všetko naraz (preto, ak to chcete robiť často, je dobre mať na najvyššej úrovni čo najmenej adresárov). Výhodou zase je, že sťahujete súbory v rovnakom formáte, v akom boli vytvorené (t.j. 100%-tná kompatibilita) a ak ich sťahujete v rámci celého adresára, zachová sa vám aj čas poslednej úpravy.
Môžete využiť aj synchronizáciu prostredníctvom služby Windows Live Mesh (5 GB priestoru na synchronizáciu), podmienkou je však MS Windovs Vista alebo 7 a nevýhodou nemožnosť v tomto priestore dokumenty online editovať.

 

Páčil sa Vám tento článok? Pridajte si blogera medzi obľúbených a my Vám pošleme email keď napíše ďalší článok
Pridaj k obľúbeným

Hlavné správy

SVET

Populisti získajú, euro môže skončiť. O čom rozhodli Taliani

V Rakúsku populizmus prehral, v Taliansku mu môže rezignácia premiéra pomôcť. Neúspešné referendum vystrašilo trhy.

KOMENTÁRE

Renzi dal sám sebe mat. Dostala ho aj Európa?

Taliansky výsledok je politicky nepomerne ďalekonosnejší než rakúsky.

BLOG MIROSLAVA BEBLAVÉHO

Beblavý: Porušil Lajčák pri Evke zákon? Takmer s istotou

Dôležité je, či bol porušený verejný záujem.


Už ste čítali?